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PMOが考える!プロジェクトのリスクマネジメントの始め方

M.M(Project Management Office)
2023-04-12
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みなさんは「リスク」という言葉にどのようなイメージがありますか?一般的に「リスク」は「危険」(将来のいずれかの時において何か悪い事象が起こる可能性)を表す言葉と定義されています。ここでは、PMO(Project Management Office)視点で、プロジェクト(案件)を進めるうえでの「リスク」に対する意識や管理についてお届けしたいと思います。

プロジェクトにおける“リスク”とは...

プロジェクトマネジメントにおける「リスク」とは、良い意味でも悪い意味でも、最初に想定・合意した計画、すなわちQCD(Quality:品質、Cost:コスト、Delivery:納期/期限)が大きくズレる不確実性を指します。

QCDが大きくズレるのは困りますよね。ですのでプロジェクトでは、リスクの有無や状況にアンテナを張っておく必要があります。リスクの種類や項目 (要因) は図のようなイメージで、ポジティブな影響を及ぼすものもありますが、実際には、よほど大規模なプロジェクトでない限り、「ネガティブ・リスク(マイナスに働く脅威のリスク)」を注視・管理対象とすることがほとんどです。

リスクへの“嗅覚”

リスクに気づくにはどうすれば?

リスクを考えるにあたり、よく「あらかじめリスクパターンが一覧化されたものは無いのか?」 と耳にすることがあります。結論から言うと “定型的・包括的にすべてを網羅したリスクの一覧” は ありません。プロジェクトの規模、内容、体制、技術・環境などによって リスクの有無(パターン・度合) は 千差万別 で、進行状況によっても変化するからです。

では、リスクだと察知するセンスはどう高めればいいのか。正直なところ、実経験から鍛えるしかありませんが、まずは下記を意識することが大切です。

  • 自身の立場や目線から“漠然とした不安は全てリスク”と捉えてみる

  • 計画(QCD)に 影響がありそうか という観点で意識する

  • プロジェクト関係者間でお互いの気づきを出し合う

また、過去に類似案件(経験したリスク情報) があれば参考にすることはできます。ただし、事例以外にも今回ならではのリスクは意識する必要があります。弊社でも、プロジェクトの規模に応じて、初動 (RFP、プロジェクト計画、お客様とのやりとりなど) で気になった点や、有識者・関係者へのヒアリングにより出された点(過去案件での知見含む)を「リスク管理表」にまとめるようにしています。

一般的な “ リスクの見つけかた ”

“リスクの見つけかた” の一般例として図のような方法がありますが、見てのとおり誰かひとりで検出することは難しいです。経験や専門的な視点が必要となるため、実際のプロジェクトの中で、関係者・有識者の見解 や過去事例をもとに考え、拾い集めるのが得策です。

リスクと捉える見極めや匙加減も大事!

俯瞰的な視点で考える

“影響範囲が大きい” “負の連鎖が予測される” にも関わらず 懸念の共有や対策をせずに顕在化してしまった場合は、お客様や関係者からの信用も失い、お互いダメージを受けてしまいます。

神経質になり過ぎない

“起こる可能性が低い(稀な)”ことまでリスクとして掲げる必要はありません。過剰な不安を煽り、それを払拭する対応で本来の進行が滞るという事態にもなりかねません。

リスク管理の“3ステップ”

プロジェクトの中で嗅ぎつけたリスクはどのように管理するのか。大きく3つのステップになります。

①リスクの洗出し

リスク候補を一箇所に洗い出す。その時点で発覚しているもの、予測されているものなど。

②リスクの評価分析(対応する優先順位決め)

  1. 洗い出したリスクに対して「発生頻度」や「影響度」を確認(イメージ)する。

  2. 対応の優先順位を検討・決定する。

リスク対応は「発生頻度」や「影響度」が高いものを優先しつつ、予算や対応コストも踏まえ対応すべき対象を決裁者と協議。

③リスクへの対応

優先順位が高いものから対策を検討し、対応や状況管理をする。


ポイント

  • 最初にリスクを洗い出すタイミングは プロジェクト開始やプロジェクト計画時

  • 洗い出したものは「リスク管理表(リスク一覧)」などを用いて管理

  • プロジェクト進行中は①~③を繰り返してリスク状況を把握

リスクを事前に把握・関係者間で共有し、対策を講じることで、影響範囲を最小限にとどめ、早期解決を図ることができます。

最後に

いかがでしたか?プロジェクト(案件)での リスク管理(リスクへの意識)について少しでもイメージしていただけたでしょうか。それぞれの立場や目線だからこそ気づけることもあると思いますので、“リスク管理” という言葉をあまり難しく考えすぎず、プロジェクトに関わった際は、その時の状況で「QCDに影響する可能性がないか」をぜひ意識してみてください。

執筆者
M.M(Project Management Office)
神奈川県出身。SIerでのSE、PMOを経て、現在はデジタルクリエイティブ業界でのPMOとしてプロジェクトの初動や品質向上の支援に携わる。

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